赤峰市律师 — 陶志刚
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如何提升物业管理服务质量

2018年5月23日  赤峰市律师   http://www.cflszx.com/
  一、物业管理服务质量的重要性
  物业管理(台湾称为建筑物管理维护,俗称大楼管理)质量(台湾称为品质)的好坏,影响业主(台湾称为区分所有权人)与物业使用人(台湾称为住户)的居住与生活质量、建筑物的寿命、设备的正常运作、管理维护的生命周期成本、业主与物业使用人的安全卫生与舒适等,物业管理公司(台湾称为公寓大厦管理维护公司)固应建立本身专业的质量标准,但服务质量主要系由顾客界定,因而物业管理公司应经常调查测量与管理顾客期望,最好一方面避免过度承诺,一方面将行销与专业讯息告知顾客、教育顾客,及创造顾客的合理期望。
  物业管理行业的进入障碍低,故同业竞争激烈,但物业管理公司的服务质量乃是其对抗其他竞争者的真正持久障碍。物业管理公司最应重视顾客的肯定及良好口碑,物业管理公司常因服务质量不符合顾客的期望而被迫降价或甚至丢失业务,进而影响到其员工的薪资、就业与生计,以及伤害公司的利益。若顾客属品质导向,对管理质量的要求较高,则通常不会计较所给付的服务费用,因而物业公司不仅有较高的利润,且能避开业者常难以避免的恶性价格竞争;反之若顾客属价格导向,虽偏好选择较低价格的物业管理公司,却也愈来愈挑剔午夜管理公司的质量。因此服务质量低于同业平均水平的物业管理公司,将面临日渐增加的压力,只有迅速提升质量,才能免于被市场力量淘汰。
  二、业者提升服务质量的一般方法
  服务质量的提升将有助于提升物业管理公司的形象、降低营运成本、较少损害赔偿与提高市场占有率,提升服务质量的一般方法涉及标准化作业程式、服务有形化以及全面品质管制。具体而言,业者可努力的方向如下:
  (一)提升管理水平,培育管理干部业者需有良好的企业管理作法,才能建立与维持优良的物业管理服务质量,并能持续改善,物业管理专业的国际性研讨会议的专题演讲,亦均不断强调企业管理对业者的重要性,业者务须吸引受过良好企业管理教育训练的年轻人加入,或选派中高阶主管参与企业管理的在职教育,以培育优秀管理干部,引进最新企业管理概念,建立制度化的管理,从事改善服务,增进效率,回应顾客需求,并且超过顾客期望,提供顾客更快更好的良好订做服务。
  (二)推行作业标准化、建立质量和绩效标准服务业的无形、易夫、异质与同时产销的特性,需要采行各种方法,使服务看起来为有形化、同质化,包括建立企业识别体系,提供详实的服务纪录、报告与表单,穿着制服,配置相同的机具设备。表现一致的服务礼节等,另外亦是需要是营运流程的各项作业标准化。物业管理业是劳力密集的服务业,更因物业项目(台湾称为驻点)分散各地、服务时间为二十四小时终年无休等,以致对从业人员的监督管理困难,因而物业管理公司在追求管理维护专业化的努力过程中,其作业标准化的程度以及所建立的质量和效绩标准,除可显示其管理维护专业知识技术水平的高低外,并可提供消费者评估其服务质量的重要参考。iso不应只是噱头,物业管理公司不论是否取得iso品质管理管制系统验证。重要的是,应与客户建立密切伙伴关系,将顾客纳入价值创造的流程中,和顾客共创经验,共创价值,一起订定标准作业程式准则,建立画面的质量和效绩标准,并经由激励、严格督导、稽核与作业检核,以确保落实实施,尤其作业检核是确保服务质量的重要工具。
  (三)实施全面品质管制,持续追求专业化全面品质管制乃是经由持续改善各种作业流程,以及不断达成顾客满意的管理哲学,其做法包括以顾客为焦点、全面支持改善、授权赋能、教育训练、慎选人员等。而专业化需要有专业知识技术、证照和伦理规范,以及专业人员组成的团体(例如英国特许房屋经理学会亚太分会、台湾建筑物业管理维护经理人协会)。专业知识技术可自行摸索学习,或与同业共同砥砺,或寻求专业人员团体之协助,或与国际一流企业者交流、观摩、学习,从新科技和作业流程,搜索新观念和着手改善,不断创新和挑战传统工作方法。
  另外,物业管理公司的物业管理事项、服务内容和方式,均应依据行销观念、新知识和新技术,利用公司资源与核心能力,不断弹性调整,发展成具差异化特色,增进顾客价值的物业管理服务。物业管理公司亦应充分运用外包和策略联盟,以节省成本、降低风险,并经由分工整合而能发挥互补综效。
  (四)降低人事流动率、加强教育训练同业常因所雇用员工的薪资过低,福利不佳,激励不足,导致人事流动率偏高,因而管理维护经验无法累计,亦无法经由组织学习来提升专业知识与技术能力,更不敢投资员工的教育训练,因而使服务质量一直无法提升,因此物业管理公司改善待遇福利,提供诱因激励以吸引素质较佳的从业人员,并力求稳定人事,更应增加教育训练的课程,内容与实数,满足从业人员追求成长专业知识技能的需求。
  (五)利用新科技、增进作业绩效物业管理公司应利用电脑化和网际网路,建立公司内部网路与所管理物业专案的网站,提供及时正确的资讯,从事有效的资讯管理和知识管理,或以机具、设备和材料用品,来降低成本及改善各种作业效率操作绩效。
  (六)熟悉法令、协助组织有效运作熟悉且能充分应用物业管理条例(台湾称为公寓大厦管理条例)及相关法令,才能建立物业管理组织(即业主大会与业主委员会),凝聚住户共识、化解纷争冲突,并有效提升物业管理区域的管理维护质量。然而通常业主委员会(台湾称为公寓大厦管理委员会)委员的任期不长,通常一两年,且多半对法令缺乏认识,业主货物业使用人大都也是不甚明了法令,因而物业管理公司亦扮演辅导角色,教育其所管理物业的业主,物业使用人与业主委员会委员,协助使其管理组织有效运作,并使管理维护工作正常执行,但不宜卷入业主或业主委员会常见的派系纠纷中。
  三、专业人员团体与国际交流可发挥的功能
  台湾建筑物管理维护经理人致力于“建构法制环境,推广专业技能,提升业界形象”,积极参与政府法规与修订,以发展台湾物业管理知识技术,提升台湾物业管理服务质量为目标,例如台湾公寓大厦管理条例在2003年12月31日修订的内容,大部分是依据本会政府委托研究的建议,目前亦委托本会修订和拟定其相关的八项子法,多年来本会不断办理研讨会、论文发布会、观摩考察、并与两岸三地(台湾、上海、香港)暨日本、英国、韩国交流,积极参与国际专业团体活动,包括世界不动产协会(fiabci)和世界建筑物服务厂商联盟(workdfederationofbuildingservicecontractors),一方面扩增同业视野,并与世界一流业者接轨,另一方面增进新的管理维护知识技术,而能日益改善服务质量,台湾政府曾举办两界评选优良物业管理公司,全部获奖者均是台湾建筑物管理维护经理人协会的会员公司,因此可证实台湾建筑物维护经理人协会确能达成会务目标,发挥应有的功能。今后本会见全力协助政府制定物业管理公司的业务实行规范,编订从事物业管理人员(台湾称为管理服务人)培训教材与测试题库,协助政府有关物业管理的资讯辅导业务,并办理至少二十场次的宣导回,使管理委员会与住户了解公寓大厦管理条例,如何有效运作管理主旨如何提升管理维护质量。


文章来源:赤峰市律师

律师:陶志刚[内蒙古]

内蒙古善正律师事务所

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